Archiwum

21 lutego 2023 r. ukazało się zarządzenie nr 9 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych powołujące zespół do opracowania przykładowej klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji dla uczelni. Z przyjemnością informujemy, że w składzie 10-osobowego zespołu znalazła się nasza Koleżanka mgr Anna Grabowska-Kuźma jako przedstawiciel Uniwersytetu Jagiellońskiego.

Głównym zadaniem zespołu będzie opracowanie ramowego jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) dla szkół wyższych. Dokumentem takim wszyscy się posługujemy i jest on codziennością w pracy kancelaryjnej i archiwalnej. Jest pomocą, przewodnikiem, a czasem zgryzotą, gdy zdaje się nie odpowiadać precyzyjnie bieżącym potrzebom i obiegowi dokumentów. A wyzwań jest wiele wraz ze zmieniającą się strukturą uczelni, komputeryzacją, posługiwaniem się różnymi systemami elektronicznymi, a obecnie wdrażaniem EZD (Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją).

Od lat środowiska archiwistów uczelnianych dyskutowały nad opracowaniem ramowego wspólnego JRWA dla szkół wyższych ze względu na ich specyfikę. Zajmowało się tym Stowarzyszenie Archiwistów Polskich oraz powołane niedawno przez dr Paulinę Bunkowską z Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu forum „Koordynatorzy uczelni i szkół wyższych - łączmy się”. Na VIII Powszechnym Zjeździe Archiwistów, który odbył się 7-9 września 2022 r. w Łodzi, dr Paulina Bunkowska i dr Monika Marcinkowska (UJK) wygłosiły referat „Jednolity rzeczowy wykaz akt dla uczelni i szkół wyższych, pomoże czy utrudni współczesne zarządzanie dokumentacją?”. Wskazały na wady w konstrukcji dotychczasowych JRWA, liczne rozbieżności i niekonsekwencje oraz zaproponowały podjęcie prac nad ramowym nowym wykazem akt dla szkół wyższych pod patronatem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Postulat ten został właśnie spełniony. Należy mieć nadzieję, że prace zespołu będą owocne i dadzą w efekcie dobre narzędzie do codziennej pracy jednostek uczelnianych i uczelnianych archiwów.