Zasady przejmowania dokumentacji przez Archiwum UJ według instrukcji archiwalnej
Zgodnie z wydanym przez JM Rektora „Regulaminem Archiwum UJ" sprawuje ono nadzór nad prawidłowym kształtowaniem zasobu aktowego i sposobem przekazywania akt wszystkich jednostek organizacyjnych uczelni. Jednostki UJ są zobowiązane do przestrzegania poniższych zasad pod rygorem wstrzymania akcesji:
- Każda jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum UJ.
- W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ prosimy o kontakt z zastępcą dyrektora Archiwum UJ dr. hab. Maciejem Zdankiem tel. (12) 663-35-39, maciej.zdanek@uj.edu.pl
- Przekazywanie akt organizują sekretariaty jednostek pod nadzorem kierowników.
- Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularzy (wzory formularzy do pobrania obok).
- Od 1.02.2013 r. przekazywanie do Archiwum UJ dokumentacji technicznej jest możliwe jedynie po uprzednim sporządzeniu spisu tejże dokumentacji według odrębnego formularza (wzór formularza do pobrania obok).
- Spisy zdawczo-odbiorcze przed organizacją transportu należy przesłać do Archiwum UJ do zaakceptowania na adres mailowy: maciej.zdanek@uj.edu.pl
- Niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania przez Archiwum UJ spisów zdawczo-odbiorczych. Akta nie będą przyjmowane przez Archiwum UJ bez wcześniejszego zaakceptowania spisów.
- Wszelkie poprawki do spisów, przesłane z Archiwum UJ, należy nanieść w pliku elektronicznym i w wersjach drukowanych przed przekazaniem akt.
- Nazwy plików elektronicznych wysyłanych do Archiwum UJ powinny być ujednolicone wedle następującego schematu: skrót nazwy jednostki_rodzaj przekazywanych akt_aktualna data roczna przekazania akt. Nazwy jednostki proszę podawać w przyjętej konwencji, np. IH - Instytut Historii, IFWs - Instytut Filologii Wschodniosłowiańskiej, IGiGP - Instytut Geografii i Gospodarki Przestrzennej, BK - Biuro Karier, DN - Dział Nauczania, DWM - Dział Współpracy Międzynarodowej. Rodzaj przekazywanych akt proszę charakteryzować krótko: teczki studenckie, registratura, dokumentacja techniczna itd.
- Jednostka UJ nie może samowolnie brakować, czyli niszczyć akt. Samowolne niszczenie dokumentacji podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 (Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz. 5, art. 52). Praktyki takie naruszają też historyczną wartość zasobu oraz prawa osobiste i majątkowe Uniwersytetu, jego pracowników i absolwentów.
- Decyzję o ewentualnym brakowaniu może podjąć tylko Archiwum UJ za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.
- W sprawie przekazywania akt z jednostek Collegium Medicum UJ prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum UJ Edytą Paruch tel. (12) 663-35-41.