Zasady przejmowania dokumentacji przez Archiwum UJ według instrukcji archiwalnej

Zgodnie z wydanym przez JM Rektora „Regulaminem Archiwum UJ" sprawuje ono nadzór nad prawidłowym kształtowaniem zasobu aktowego i sposobem przekazywania akt wszystkich jednostek organizacyjnych uczelni. Jednostki UJ są zobowiązane do przestrzegania poniższych zasad pod rygorem wstrzymania akcesji:

  1. Każda jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum UJ.
  2. W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ prosimy o kontakt z zastępcą dyrektora Archiwum UJ dr. Mariuszem Jakubkiem tel. (12) 663-35-41.
  3. Przekazywanie akt organizują sekretariaty jednostek pod nadzorem kierowników.
  4. Przed przekazaniem akta powinny zostać uporządkowane i zaopatrzone w spisy zdawczo-odbiorcze w 3 egzemplarzach. Spisy należy sporządzić według formularzy (wzory formularzy do pobrania obok).
  5. Od 1.02.2013 r. przekazywanie do Archiwum UJ dokumentacji technicznej jest możliwe jedynie po uprzednim sporządzeniu spisu tejże dokumentacji według odrębnego formularza (wzór formularza do pobrania obok).
  6. Spisy zdawczo-odbiorcze przed organizacją transportu należy przesłać do Archiwum UJ do zaakceptowania na adres mailowy: mariusz.jakubek@uj.edu.pl
  7. Niedopuszczalne jest przekazywanie akt bez uprzedniego zaakceptowania przez Archiwum UJ spisów zdawczo-odbiorczych. Akta nie będą przyjmowane przez Archiwum UJ bez wcześniejszego zaakceptowania spisów.
  8. Wszelkie poprawki do spisów, przesłane z Archiwum UJ, należy nanieść w pliku elektronicznym i w wersjach drukowanych przed przekazaniem akt.
  9. Nazwy plików elektronicznych wysyłanych do Archiwum UJ powinny być ujednolicone wedle następującego schematu: skrót nazwy jednostki_rodzaj przekazywanych akt_aktualna data roczna przekazania akt. Nazwy jednostki proszę podawać w przyjętej konwencji, np. IH - Instytut Historii, IFWs - Instytut Filologii Wschodniosłowiańskiej, IGiGP - Instytut Geografii i Gospodarki Przestrzennej, BK - Biuro Karier, DN - Dział Nauczania, DWM - Dział Współpracy Międzynarodowej. Rodzaj przekazywanych akt proszę charakteryzować krótko: teczki studenckie, registratura, dokumentacja techniczna itd.
  10. Jednostka UJ nie może samowolnie brakować, czyli niszczyć akt. Samowolne niszczenie dokumentacji podlega karze pozbawienia wolności do lat 3 (Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozdz. 5, art. 52). Praktyki takie naruszają też historyczną wartość zasobu oraz prawa osobiste i majątkowe Uniwersytetu, jego pracowników i absolwentów.
  11. Decyzję o ewentualnym brakowaniu może podjąć tylko Archiwum UJ za zgodą Archiwum Narodowego w Krakowie.
  12. W sprawie przekazywania akt z jednostek Collegium Medicum UJ prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum UJ Edytą Paruch tel. (12) 663-35-38.