ZARZĄDZENIE NR 39/11 REKTORA UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO Z 11 KWIETNIA 2011 ROKU W SPRAWIE ELEKTRONICZNEGO ARCHIWIZOWANIA PRAC DYPLOMOWYCH (LICENCJACKICH I MAGISTERSKICH)

TREŚĆ ZARZĄDZENIA




Wszelkie przypadki problemów technicznych z funkcjonowaniem APD prosimy zgłaszać bezpośrednio do zespołu USOS.


>>ZASADY ZGŁASZANIA PROBLEMÓW DO ZESPOŁU USOS<<


Przed wysłaniem listu prosimy o zapoznanie się opisywanymi na stronie najczęściej zadawanymi pytaniami oraz opisem niektórych problemów.

W przypadku potrzeby kontaktu bardzo prosimy o podanie w mailu podstawowych danych osobowych:

  • imię
  • nazwisko
  • program studiów (kierunek)
  • roku studiów
  • identyfikator logowania

Prosimy także o podawanie tematu wiadomości, oraz opisanie problemu w szczegółowy sposób. Znacznie przyśpieszy to odpowiedź na Państwa problemy.

Adres e-mail do kontaktu: mailto:usosweb@uj.edu.pl
 




Kontakt w sprawie zarządzenia ze strony Archiwum UJ:

mgr inż. Paweł Gaszyński
mailto:pawel.gaszynski@uj.edu.pl
tel. (12) 663-35-38

mgr Marcin Danek
mailto:m.danek@uj.edu.pl
tel. (12) 663-35-38
 



@ Informujemy, że w celu przyśpieszenia przepływu danych między programem USOS funkcjonującym w sekretariatach, dziekanatach a systemem APD od dnia 06.06.2011 wprowadzone zostały dodatkowe migracje danych

Migracje danych rozpoczynają się o godzinach:

  • 4:45
  • 11:00
  • 14:00
  • 17:00

Proces migracji trwa około 10 minut.


@Przewidziane w zarządzeniu oświadczenie, które składa się razem z pracą, wypełnia się i drukuje na poziomie APD. Jedyne po wydruku co należy jeszcze zrobić to je podpisać. Nie należy drukować wzoru oświadczenia z treści zarządzenia i wypełniać go ręcznie.

 




Najczęściej Zadawane Pytania


@ Mam problem z zapisaniem streszczenia i słów kluczowych
Zalecamy użycie przeglądarki Firefox podczas uzupełniania słów kluczowych i streszczenia pracy.

@ Jak poprawić streszczenie i słowa kluczowe?
Jeśli zapisałeś już dane o pracy i zatwierdziłeś pliki musisz poprosić w sekretariacie o odblokowanie możliwości poprawy danych. Pamiętaj, że możliwość edycji pojawi się po najbliższej migracji.
Jeśli nie zatwierdziłeś jeszcze plików masz ciągle możliwość poprawy danych pracy.

@ W pracy, którą załadowałem jest błąd, jak załadować nową?
Należy usunąć poprzednią wersję pracy i załadować nową. Jeśli zdążyłeś już zatwierdzić plik z błędną wersją pracy musisz poprosić w sekretariacie by odblokowano możliwość powtórnego ładowania pracy.

@ Chcę załadować plik z pracą ale nie widzę sekcji Moje zadania!
Aby móc modyfikować dane o pracy i ładować plik PDF sekretariat musi odpowiednio zmienić status pracy. Skontaktuj się ze swoim sekretariatem i poproś o zmianę statusu. Zmiana pojawi się w APD po najbliższej migracji danych.

@ Jak sprawdzić wersję pliku PDF?
Po otwarciu pliku PDF w programie Adobe Acrobat Reader należy w górnym menu wybrać opcję Plik i pozycję Właściwości. W dolnej części okna podana jest 'Wersja PDF'. System APD odczytuje wersje PDF do 1.4 włącznie.

@ Jak przygotować odpowiedni plik PDF
Najprostszą metodą przygotowania pliku PDF zgodnego z APD jest użycie bezpłatnego programu PDFCreator. PDFCreator instaluje się jako wirtualna drukarka dzięki czemu można przygotować prace z dowolnego edytora tekstu puszczając wydruk na drukarkę tworzącą plik PDF. Wirtualna drukarka może przyjąć kilka plików przez zapisaniem PDF, możemy więc przygotować pracę z kilku dokumentów pochodzących z jednego lub wielu programów (np. z Microsoft Word, OpennOffice itp. ). Osoby używające innych programów do tworzenia pliku PDF powinny upewnić się, że przy zapisywaniu pliku PDF wybrano w opcjach zapisanie zgodnie z wersją 1.4.

@ W tytule pracy jest błąd, jak go poprawić?
Tytuł pracy w języku polskim jest wprowadzany przez sekretariat/dziekanat studencki i tylko tam może zostać poprawiony. Student i Zespół USOS nie mogą zmienić tematu.

@ Chcę uzupełnić dane pracy ale sekcja 'Moje zadania' nie jest dostępna
By student mógł uzupełnić informacje o pracy oraz ją załadować sekretariat musi ustawić w USOS odpowiedni status. Proszę zgłosić w sekretariacie prośbę o udostępnienie możliwości uzupełniania informacji. Zmiana będzie widoczna po najbliższej migracji (godziny migracji podane są na stronie głównej).

 


Wejście do Archiwum Prac Dyplomowych

www.apd.uj.edu.pl

Pomoc


W celu zarchiwizowania pracy poprzez system APD student powinien dokonać następujących operacji:

  1. Wprowadzić dane pracy dyplomowej (streszczenie, słowa kluczowe)
  2. Przesłać wszystkie pliki wchodzące w skład pracy
  3. Wydrukować z systemu APD pracę zmodyfikowaną przez system nadrukowaniem na każdej stronie sumy kontrolnej.
  4. Wydrukować z systemu APD oświadczenie czyjego autorstwa jest praca.
  5. Pracę zmodyfikowana w ten sposób w systemie APD oraz oświadczenie student składa w sekretariacie/dziekanacie swojej jednostki.

Początkowo dane pracy dyplomowej wprowadza sekretariat/dziekanat (temat, kierujący pracą, recenzenci). Jeżeli nie ma danych pracy dyplomowej po zalogowaniu do systemu APD, oznacza to, że sekretariat/dziekanat jeszcze ich nie wprowadził.


Jak wprowadzić dane (streszczenie, słowa kluczowe) pracy dyplomowej do APD?

  1. Po zalogowaniu się do APD wybierz w sekcji "Moje zadania" temat pracy, której dane chcesz wprowadzić.
  2. Na nowej stronie pojawi się formularz zatytułowany "Szczegóły dyplomu". Najpierw z listy rozwijanej, która znajduje się nad nim, wybierz język, w którym została napisana praca i zatwierdź go przyciskiem "ZAPISZ JĘZYK PRACY".




  3. Następnie wprowadź do formularza wszystkie potrzebne dane i zatwierdź je przyciskiem "ZAPISZ" znajdującym się na dole formularza.





Jak przesłać pliki pracy dyplomowej do APD?

Praca powinna mieć format PDF, czyli nadawać się do odczytania programem "Acrobat Reader". Jeżeli praca dodatkowo zawiera jakieś załączniki, należy je spakować do jednego pliku archiwum (ZIP, RAR, 7Z) i także przesłać. Pliki można przesłać w następujący sposób:
  1. Po zalogowaniu się do APD wybierz w sekcji "Moje zadania" temat pracy, której pliki będziesz przesyłać.
  2. Na nowej stronie znajduje się formularz zatytułowany "Dodaj plik". Korzystając z tego formularza prześlij najpierw plik pdf pracy dyplomowej a następnie ewentualne załączniki do pracy.




  3. Po przesłaniu wszystkich plików zatwierdź zakończenie operacji klikając przycisk "WYSŁANO WSZYSTKIE PLIKI" znajdujący się pod szczegółami dyplomu.


UWAGA! Dopóki nie zatwierdzisz plików przyciskiem "WYSŁANO WSZYSTKIE PLIKI", sekretariat/dziekanat nie będzie mógł przyjąć Twojej pracy.

Jeżeli pomyliłeś się wysyłając nieprawidłowy plik lub plik wymagający jeszcze poprawek, możesz usunąć go z APD klikając w czerwony znak "X" znajdujący sie w ostatniej kolumnie tabeli z danymi dotyczącymi przesłanych plików. Operacja ta jest możliwa tylko wtedy, jeżeli jeszcze nie zatwierdziłeś przesłania wszystkich plików przyciskiem "WYSŁANO WSZYSTKIE PLIKI". W wypadku gdy już zatwierdziłeś przesłanie wszystkich plików a potrzebujesz dokonać poprawek, przesłać inne pliki, usunąć plik, zwróć się do swojego sekretariatu/dziekanatu z prośbą o odblokowanie możliwości przesyłania, usuwania plików.



Jak wydrukować pracę dyplomową z APD?

  1. Po zalogowaniu się do APD wybierz w sekcji "Moje zadania" lub "Moje prace" temat pracy, którą chcesz wydrukować.
  2. Na nowej stronie w tabeli "Załączone pliki" wybierz nazwę pliku, który chcesz wydrukować.




Jak wydrukować z APD oświadczenie czyjego autorstwa jest praca?

  1. Po zalogowaniu się do APD wybierz w sekcji "Moje zadania" lub "Moje prace" temat pracy, dla której chcesz wydrukować oświadczenie.
  2. Na nowej stronie pojawi się tabela zatytułowana "Szczegóły dyplomu". Jeżeli uzupełniłeś już w APD wszystkie dane pracy dyplomowej, to w tabeli obok imienia i nazwiska autora pracy będzie znajdować się ikonka oświadczenia - po kliknięciu ikonki pojawi się oświadczenie.




Jak usunąć plik, który został błędnie wgrany do APD ?

Do usuwania plików służy przycisk z czerwonym znakiem "x" znajdujący się w tabelce, w której wyświetlają się pliki. Jeżeli student już zatwierdził przesłanie wszystkich plików, to musi najpierw zwrócić się do swojego sekretariatu z prośbą o odblokowanie możliwości wymiany pliku w APD.




INSTRUKCJA DLA RECENZENTÓW



Jak wpisać recenzję pracy dyplomowej do APD ?

  1. Po zalogowaniu się do APD wybierz w sekcji "Moje zadania" temat pracy, której recenzję zamierzasz wpisać.
  2. Na nowej stronie pojawi się tabela zatytułowana "Szczegóły dyplomu". W tabeli obok nazwiska autora pracy znajduje się ikonka prowadząca do strony służącej do wpisywania recenzji tej pracy.

  3. Po kliknięciu tej ikonki na nowej stronie pokaże się formularz z pytaniami recenzji. Po rozpoczęciu wprowadzania odpowiedzi można je zapisywać co jakiś czas klikając przycisk "ZAPISZ WERSJĘ ROBOCZĄ" zapobiegając w ten sposób utracie danych na wypadek awarii.

  4. Po wprowadzeniu całej recenzji, udzieleniu odpowiedzi na wszystkie jej pytania należy ją zatwierdzić klikając przycisk "ZATWIERDŹ".
    Uwaga ! Po zatwierdzeniu recenzji jej edycja nie będzie już możliwa!



Jak wydrukować recenzję pracy dyplomowej z APD ?

W celu wydrukowania recenzji można użyć przycisku "DRUKUJ" lub ikonki pliku pdf znajdujących się na stronie służącej do wpisywania recenzji. Pojawiają się one już po rozpoczęciu edycji recenzji, dzięki czemu jest już możliwy podgląd jej wydruku.






INSTRUKCJA LOGOWANIA

Aby zalogować się do APD należy wybrać link znajdujący się w prawym górnym rogu strony. Identyfikator i hasło są takie same jak do USOSweb.




Guide


In order to archive the thesis via APD, the following operations need to be carried out:

  1. Dial in the required information concerning the thesis (summary and key words)
  2. Submit all the files that constitute the thesis.
  3. Print APD version of the thesis with checksum marked on each page by the system.
  4. Print APD version of declaration of authorship.
  5. Submit the modified by APD thesis and the declaration in the office of your unit/deanery of your Faculty.

Initially the data concerning the thesis (subject, promoter and reviewers) shall be dialed in by the staff of the office/deanery. The lack of data upon login to APD  means that this operation has yet to be carried out by the above mentioned units.


How to dial the data concerning the thesis (summary, key words) into APD?

  1. Log into APD and chose the link in the right upper corner of the webpage.
  2. In section "Moje zadania" select the subject of the thesis you want to submit.
  3. A blank form titled "Szczegóły dyplomu" will appear on a newly generated page. Fill in the form with all requested details then accept the form by clicking on "Zapisz".



How to send the files of the thesis to APD?

  1. Log into APD and chose the link in the right upper corner of the webpage.
  2. In section "Moje zadania" select the subject of the thesis you want to submit.
  3. A form titled "Dodaj plik" will appear on a newly generated page. Send all the files of the thesis via this form.
  4. Accept the operation upon submitting the last file by clicking on "Wysłano wszystkie pliki" under diploma details.

If you make a mistake and submitted a wrong file or a file which needs correction, you can delete it by clicking on the red mark "X" in the last column of tabulation consisting of data concerning the submitted files. However, this operation is possible only if you had not already accepted the delivery of all files by clicking on "WYSŁANO WSZYSTKIE PLIKI". In that case, if you still need to make any correction, send an extra file or delete the wrong one; you need to contact the office or deanery of your Faculty and ask for unblocking the option of delivery/deletion of files.

 




How to print APD version of the thesis?

  1. Log into APD and chose the link in the right upper corner of the webpage.
  2. In section "Moje zadania" select the subject of the thesis you want to print.
  3. Select the title of the file you want to print on a newly generated page in tabulation "Załączone pliki".



How to print APD declaration of authorship?

 

  1. Log into APD and chose the link in the right upper corner of the webpage.
  2. In section "Moje zadania" select the subject of the relevant thesis.
  3. A tabulation titled "Szczegóły dyplomu" will appear on a newly generated page. Click on the "icon" next to the name and surname of the author to see the declaration.



Linki do programów (do ściągnięcia ze stron producentów):


Mozilla Firefox
http://www.mozilla.com/pl/firefox/

PDF Creator
http://www.pdfforge.org/pdfcreator

7-Zip
http://www.7-zip.org/

WinZip
http://www.winzip.com/

WinRAR
http://www.winrar.pl/