Archiwum

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje się do Archiwum UJ po upływie trzech lat kalendarzowych, kompletnymi rocznikami.

2. Archiwum UJ w porozumieniu z kierownikami poszczególnych jednostek organizacyjnych, ustala corocznie termin przekazywania akt do Archiwum UJ.

3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Akta przed przekazaniem przegląda i porządkuje osoba prowadząca sprawy z jednostki organizacyjnej przekazującej dokumentację. Zasady przygotowania dokumentacji do przekazania do Archiwum UJ określa instrukcja kancelaryjna UJ.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze akt sporządzają pracownicy przekazujący akta. Spis zdawczo – odbiorczy teczek sporządza się odrębnie dla każdej kategorii akt (tj. osobno dla akt kat. A i osobno dla akt kat. B) w kolejności występowania symboli i haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt. W spisie umieszcza się symbole klasyfikacyjne, tylko w przypadku gdy były one stosowane do rejestracji dokumentacji.

5. Spisy zdawczo-odbiorcze akt sporządza się, z zastrzeżeniem ustaleń zawartych w ust. ust. 10 – 12, osobno w czterech egzemplarzach dla akt kategorii A i w trzech egzemplarzach dla kategorii B, z których to egzemplarzy jeden pozostaje u kierownika jednostki organizacyjnej przekazującej akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje Archiwum UJ.

6. Spisy zdawczo-odbiorcze akt podpisują: kierownik jednostki organizacyjnej i dyrektor Archiwum UJ. Na spisie umieszcza się datę przekazania dokumentacji do Archiwum UJ.

7. Do akt przekazanych Archiwum UJ dołącza się zbędne w pracy bieżącej ewidencje, rejestry i kartoteki.

8. Jednostki organizacyjne przekazują akta do Archiwum UJ pełnymi rocznikami. Akta niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w jednostce organizacyjnej na zasadzie ich wypożyczenia z Archiwum UJ, tj. po dokonaniu formalności przekazania akt (uporządkowanie dokumentacji, sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt, wypełnienie kart udostępniania).

9. Dyrektor Archiwum UJ może odmówić przejęcia dokumentacji w wypadku:

 - gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany postanowieniami niniejszej instrukcji oraz instrukcji kancelaryjnej,

 - gdy spisy zdawczo-odbiorcze akt zawierają błędy lub niedokładności,

 - gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

10. Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do Archiwum UJ odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt osobowych, sporządzonego w czterech egzemplarzach dla akt kat. A i BE50. Akta osobowe na spisie umieszczane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników.

11. Przekazywanie do Archiwum UJ akt osobowych studentów odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt studentów, sporządzonego w trzech egzemplarzach. Akta osobowe na spisie umieszczane są w kolejności alfabetycznej nazwisk studentów.

12. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, urządzeń mechanicznych, jak i procesów technologicznych, przekazywana jest do Archiwum UJ na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej. Układ dokumentacji na spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia i procesy), a w ich obrębie na stadia i branże.

13. W przypadku przekazywania fotografii powinny one zostać umieszczone w kopertach i opisane miękkim ołówkiem. Opis powinien zawierać: miejsce, nazwiska i imiona osób znajdujących się na fotografii, nazwy obiektów, datę wykonania, nazwisko i imię autora fotografii oraz informację o tym, komu przysługują autorskie prawa majątkowe. W przypadku odrębnych zbiorów fotografii sporządza się odrębne spisy zdawczo–odbiorcze zawierające w tytule ww. elementy opisu.

14. Przy przekazywaniu do Archiwum UJ nagrań audiowizualnych należy:

 - opakować każdy nośnik, w zależności od jego rodzaju, w celu zabezpieczenia go przed uszkodzeniem mechanicznym;

 - opisać opakowanie z nośnikiem datą, miejscem i tytułem wydarzenia, podać dane techniczne nośnika, oraz nazwisko autora;

 - ułożyć nośniki z nagraniami w kolejności chronologicznej, w ramach wydarzenia, którego dotyczą.

15. Przekazanie dokumentów umieszczonych na nośnikach elektronicznych może nastąpić przez przekazanie elektronicznego nośnika informacji, na którym został utrwalony dokument. Dokumenty przekazuje się z zachowaniem ich integralności. Spis zdawczo – odbiorczy nośników elektronicznych powinien zawierać: lp., typ nośnika, znak sprawy, z którą powiązany jest nośnik, numer seryjny o ile występuje.