Przejdź do głównej treści

Widok zawartości stron Widok zawartości stron

Procedura przekazywania akt

Zgodnie z prawem Archiwum UJ sprawuje nadzór nad prawidłowym kształtowaniem zasobu aktowego i sposobem przekazywania akt wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego:

1. Każda jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum UJ.

2. Procedurę przygotowania i przekazania akt do Archiwum UJ reguluje rozdział 8 Instrukcji kancelaryjnej UJ i rozdział 4 Instrukcji archiwalnej UJ.

3. W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ prosimy o kontakt z zastępcą dyrektora Archiwum UJ dr. hab. Maciejem Zdankiem: maciej.zdanek@uj.edu.pl, tel.: 12 663-35-39, 507 006 607.

4. W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ Collegium Medicum prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum UJ dr. Maciejem Janikiem: maciej.janik@uj.edu.pl, tel. 12 632-85-26.

5. Zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 2 z dnia 2 stycznia 2024 § 1 ust. 2 przekazywanie akt do Archiwum UJ proceduje się w systemie EZD. Procedura ta nie dotyczy UJ Collegium Medicum. W tym wypadku stosuje się dotychczasowe zasady.

6. Przekazywanie akt wymaga uprzedniego ich uporządkowania, sporządzenia w jednostce spisów zdawczo-odbiorczych i ich zaakceptowania przez Archiwum UJ.

7. Spisy sporządza się w formacie Excel. Zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 147 z dnia 30 grudnia 2022 § 2 ust. 2 stosuje się aktualne formularze spisów.

8. Jednostka organizacyjna UJ, która przekazuje akta zakłada w systemie EZD koszulkę, gdzie załącza spisy zdawczo-odbiorcze i przekazuje ją do Archiwum UJ. Archiwum UJ jako jednostka merytoryczna zakłada sprawę. Od tego momentu prowadzenie sprawy odbywa się w systemie EZD.

9. Organizacja transportu akt należy do obowiązków jednostek organizacyjnych UJ. Archiwum UJ zapewnia instruktaż i informację w tym zakresie.

Pismo okólne nr 6 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 13 listopada 2023 roku w sprawie: przekazywania akt spraw zakończonych do Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej 

Pliki do pobrania
xlsx
Spis akta (zał. 8).xlsx
xlsx
Spis akta osobowe pracowników (zał. 9).xlsx
xlsx
Spis akta studenckie (zał. 10).xlsx
xlsx
Spis postępowania hab. (zał. 10a).xlsx
xlsx
Spis postępowania prof. (zał. 10a).xlsx
xlsx
Spis dokumentacja techniczna (zał. 11).xlsx
xlsx
Spis materiały ulotne (zał. 12).xlsx
xlsx
Spis nośniki danych (zał. 13).xlsx
xlsx
Spis skład chronologiczny (zał. 14).xlsx
xlsx
Spis fotografia cyfrowa (zał. 15).xlsx
xlsx
Spis fotografia tradycyjna (zał. 16).xlsx
xls
Spis spraw (zał. 3).xlsx
docx
Spis_spraw (zał. 3).docx
xls
Spis_spraw_EZD (zał. 3A).xls