Zgodnie z prawem Archiwum UJ sprawuje nadzór nad prawidłowym kształtowaniem zasobu aktowego i sposobem przekazywania akt wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego:
1. Każda jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego ma obowiązek przekazywania akt do Archiwum UJ.
2. Procedurę przygotowania i przekazania akt do Archiwum UJ reguluje rozdział 8 Instrukcji kancelaryjnej UJ i rozdział 4 Instrukcji archiwalnej UJ.
3. W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ prosimy o kontakt z zastępcą dyrektora Archiwum UJ dr. hab. Maciejem Zdankiem: maciej.zdanek@uj.edu.pl, tel.: 12 663-35-39, 507 006 607.
4. W sprawie przekazywania akt z jednostek UJ Collegium Medicum prosimy o kontakt z pracownikiem Archiwum UJ dr. Maciejem Janikiem: maciej.janik@uj.edu.pl, tel. 12 632-85-26.
5. Zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 2 z dnia 2 stycznia 2024 § 1 ust. 2 przekazywanie akt do Archiwum UJ proceduje się w systemie EZD. Procedura ta nie dotyczy UJ Collegium Medicum. W tym wypadku stosuje się dotychczasowe zasady.
6. Przekazywanie akt wymaga uprzedniego ich uporządkowania, sporządzenia w jednostce spisów zdawczo-odbiorczych i ich zaakceptowania przez Archiwum UJ.
7. Spisy sporządza się w formacie Excel. Zgodnie z zarządzeniem Rektora nr 147 z dnia 30 grudnia 2022 § 2 ust. 2 stosuje się aktualne formularze spisów.
8. Jednostka organizacyjna UJ, która przekazuje akta zakłada w systemie EZD koszulkę, gdzie załącza spisy zdawczo-odbiorcze i przekazuje ją do Archiwum UJ. Archiwum UJ jako jednostka merytoryczna zakłada sprawę. Od tego momentu prowadzenie sprawy odbywa się w systemie EZD.
9. Organizacja transportu akt należy do obowiązków jednostek organizacyjnych UJ. Archiwum UJ zapewnia instruktaż i informację w tym zakresie.