Oddział Akt Dawnych Archiwum UJ (dawniej zwany działem staropolskim lub Pracownią Staropolską) posiada najstarsze źródła Uniwersytetu Krakowskiego z okresu średniowiecza i epoki wczesnonowożytnej od fundacji Uniwersytetu Krakowskiego (1364 i 1400) przez jego przekształcenie w Szkołę Główną Koronną w wyniku reformy Kołłątajowskiej (1780) aż do końca istnienia I Rzeczypospolitej (1795). W zasobie znajdują się też pergaminy i kopie z XIII w., które weszły w posiadanie Uniwersytetu jako dokumentacja nabytych dóbr, a także pergaminy z XIX-XX w. i pomoce archiwalne z początku XIX w. Najstarsze serie ksiąg urzędowych w wyniku niekonsekwentnego podziału znajdują się w Archiwum UJ i Bibliotece Jagiellońskiej, np. większość ksiąg metryki, niektóre księgi promocji wydziału sztuk i księgi pilności. Zbiory zajmują wydzielone pomieszczenie, pełniące funkcję magazynu, muzeum i pracowni naukowej. Dzielą się na trzy główne zespoły: dokumentów pergaminowych, rękopisów i akt papierowych.
Zbiór dokumentów pergaminowych obejmuje 800 jednostek z lat 1274-1833, wśród nich dyplomy wystawione przez papieży, królów, dostojników państwowych, miasta. Znajdują się tam liczne dyplomy iluminowane oraz dobrze zachowane pieczęcie. Niestety dyplomy fundacyjne Uniwersytetu Krakowskiego: Kazimierza Wielkiego z 12 V 1364 r. i Władysława Jagiełły z 26 VII 1400 r. uległy zniszczeniu w skrytce w czasie II wojny światowej. Zachowały się jedynie przywieszone do nich pieczęcie oraz fotografie dyplomów. Dużo wcześniej zaginął dokument papieża Urbana V z 1 IX 1364 r. erygujący kanonicznie Uniwersytet w Krakowie; znany jest z odpisów z XVII-XVIII w. Z czasów fundacji posiadamy oryginalny dokument rady miejskiej krakowskiej wspierający fundację uczelni z 12 V 1364 r. oraz list papieża Urbana V do Kazimierza Wielkiego z 13 IX 1364 r., w którym domagał się potwierdzenia aktu fundacyjnego i powierzenia urzędu kanclerza uczelni biskupowi krakowskiemu. W oryginale zachował się też dokument papieża Bonifacego IX z 1397 r. erygujący Wydział Teologiczny.
Zbiór rękopisów obejmuje podstawowe księgi czynności różnych jednostek i urzędów uniwersyteckich oraz instytucji związanych z uczelnią. Są wśród nich statuty Uniwersytetu, wydziałów, kolegiów i burs, akta sądu rektorskiego (acta rectoralia), uchwały profesorów Uniwersytetu i kolegiów (conclusiones), księgi pilności (libri diligentiarum), metryki burs, akta Szkół Nowodworskich i Szkoły mariackiej, zbiory korespondencji urzędowej, księga testamentów profesorów. Z XVI-XVIII w. pochodzą liczne kopiariusze, sumariusze i inwentarze dokumentów Uniwersytetu, pojedynczych wydziałów oraz związanych z uczelnią kościołów, w tym kolegiat św. Floriana, św. Anny i Wszystkich Świętych, a także katedry krakowskiej czy miasta Krakowa. Bogata dokumentacja dotyczy gospodarki uczelni. Tworzą ją zwłaszcza liczne księgi rachunkowe prokuratorów Uniwersytetu, kolegiów, burs, kolegiat, bractw, drukarni, wykazy czynszów i należności, kontrakty dzierżaw oraz inwentarze budynków i dóbr. Duży zbiór tworzą tzw. borkarny (134 fundacje). Były to fundusze stypendialne dla studentów, od XVI w. tworzone przez profesorów i dobrodziejów Uniwersytetu. Zawierają akta fundacji, zapisów sum na nieruchomościach, akta procesowe oraz księgi rachunkowe, w których zapisywano dysponowanie przychodem. Osobne miejsce zajmuje obszerny zbiór akt dokumentujących reformę Uniwersytetu, którą przeprowadził Hugo Kołłątaj, akta zreformowanej Szkoły Głównej Koronnej oraz materiały do reformy Komisji Edukacji Narodowej w szkołach wydziałowych i podwydziałowych, nadzorowanej przez Szkołę (ustawy KEN, wizytacje, korespondencja). Ta część zasobu została wpisana na światową listę UNESCO „Pamięć Świata" („Memory of the World").
Zbiór akt papierowych obejmuje przede wszystkim materiały źródłowe do uposażenia Uniwersytetu. Majątek uczelni tworzyły przede wszystkim wsie, folwarki, nieruchomości miejskie, renty z prawem odkupu (wyderkaufy), dziesięciny i beneficja kościelne. W aktach papierowych można znaleźć odpisy z akt sądowych grodzkich, ziemskich, kościelnych, inwentarze, pokwitowania, korespondencję, plany. Wśród miscellaneów mieszczą się sumariusze dokumentów, akta majątkowe i urzędowe, korespondencja, akta kanonizacji św. Jana Kantego, rachunki.
Ponadto Oddział przechowuje niewielki zbiór starodruków, złożony głównie z dubletów Biblioteki Jagiellońskiej, w tym zwłaszcza wiele kwestii na stopnie doktorskie oraz laudacji bakałarzy i mistrzów.
Podstawowe pomoce:
- Dokumenty pergaminowe: K. Kaczmarczyk, Catalogus diplomatum pergameneorum Universitatis Jagellonicae Cracoviensis, Cracoviae 1953
- Rękopisy: W. Wisłocki, Katalog rękopisów Bibljoteki Uniwersytetu Jagiellońskiego, cz. II, Kraków 1881, s. 809-867 (obok ciągłej numeracji rękopisów BJ podane są właściwe sygnatury AUJ w nawiasach półokrągłych, sygn. 1-373, do których należy dodać sygn. 374, s. 868); w Archiwum UJ znajduje się uaktualniony katalog i kontynuacja (sygn. 374a-456)
- Spis akt papierowych XVI-XVIII w. (maszynopis), dostępny na miejscu
- Starodruki: katalog kartkowy, dostępny na miejscu
Dokumentacja Oddziału obejmuje akta wydziałów i katedr uczelni oraz akta ogólnouniwersyteckie (senackie) po roku 1795. Jest to najobszerniejszy zbiór w Archiwum UJ. W jego ramach wyróżnia się zasób historyczny do 1945 r. i akta wydziałów, które odłączano stopniowo w latach 1949-1954 (w 1949 r. Wydziały Lekarski i Farmaceutyczny, w 1953 r. Wydział Rolniczy i Leśny, w 1954 r. Wydział Teologiczny).
Główny zasób akt nowych podzielony jest na akta Senatu Akademickiego, wydziałów, komisji, studiów i kursów. Akta Senatu zawierają ogólnouniwersyteckie księgi promocyjne, uchwały, korespondencję urzędową, sprawy stypendialne, sprawy budowlane (przebudowy i remonty dawnych gmachów, budowa nowych, jak Collegium Novum, klinik uniwersyteckich, domów akademickich), a dla XIX w. także materiały dotyczące szkolnictwa elementarnego i średniego.
Akta Wydziałów zawierają dzienniki podawcze, protokoły posiedzeń, programy nauczania, obsadę jednostek, akta osobowe pracowników, sprawy majątkowe i organizacyjne, w tym korespondencję urzędową, zarządzenia ministerialne, dokumentację życia naukowego (kongresy, uroczystości, doktoraty honoris causa), sprawy budżetu, budynków i ich wyposażenia. Dużą część zbioru stanowią akta osobowe kadry uniwersyteckiej, które od II poł. XIX w. przechowywano w ułożonych alfabetycznie teczkach pracowników naukowych, teczkach doktorskich, teczkach akt habilitacyjnych i aktach przewodów profesorskich. Dominują akta studiującej młodzieży, najpierw spisy studentów, księgi immartykulacyjne i katalogi studenckie, następnie indywidualne teczki osobowe. Na podstawie tych materiałów prowadzone są rozległe badania naukowe nad dziejami polskiej inteligencji. Szczególnym wyzwaniem jest akcesja współczesnych obszernych akt osobowych studentów wraz z teczkami magisterskimi, licencjackimi i doktorskimi.
W zespołach akt senackich i wydziałowych znajdują się materiały studenckich organizacji samopomocowych, politycznych, wyznaniowo-narodowościowych, naukowych czy regionalnych.
Obfitość materiału z zakresu organizacji, dydaktyki i danych osobowych zawierają akta poszczególnych studiów, np. Wychowania Fizycznego, Rolniczego (później osobny Wydział), Pedagogicznego, Słowiańskiego, Spółdzielczego oraz akta komisji egzaminacyjnych. Obejmują one m.in. 6290 teczek osobowych kandydatów na nauczycieli szkół średnich.
Akta zakładów uniwersyteckich to m.in.: dokumentacja dotycząca Biblioteki Jagiellońskiej, Drukarni UJ, Ogrodu Botanicznego, czy podlegających nadzorowi uniwersyteckiemu szpitali w Krakowie i sanatoriów działających w Zakopanem, Rabce i Witkowicach.
Aktywność społeczności uniwersyteckiej dokumentują akta własne szeregu stowarzyszeń. Najcenniejsze z nich to akta Bratniej Pomocy, studenckich kół naukowych oraz innych organizacji.
Wśród wielu innych materiałów, pośrednio związanych z dziejami Uniwersytetu Jagiellońskiego, archiwum posiada także cenny zbiór akt niemieckich władz szkolnych i naukowych z lat drugiej wojny światowej działających na terenie Generalnej Guberni i samego Krakowa, w tym cenne akta Institut für Deutsche Ostarbeit (IDO).
Podstawowe pomoce:
- Inwentarz akt wydziałów i studiów Uniwersytetu Jagiellońskiego 1850-1939 (1954), pod red. J. Michalewicza, Kraków 1997 (Z prac Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, seria A, t. 7)
- W. Wisłocki, Rękopisy Archiwum Senatu Uniwersyteckiego w Krakowie, Kraków 1891 (aktualne sygnatury zob. pkt. 6 i 7)
- J. Zieliński, Inwentarz akt Senatu Akademickiego Uniwersytetu Jagiellońskiego 1849-1939, Kraków 1963 (aktualne sygnatury zob. pkt. 6 i 7)
- A. Żeleńska-Chełkowska, Inwentarze akt senatu i władz nadrzędnych oraz wydziałów Uniwersytetu Jagiellońskiego 1796-1849, Kraków 1962 (aktualne sygnatury zob. pkt. 6 i 7)
- A. Żeleńska-Chełkowska, Inwentarz akt własnych archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego 1801-1946, w: Historia Archiwum Uniwersytetu Jagiellońskiego, pod red. H. Barycza, Kraków 1965
- Katalogi i inwentarze w maszynopisie, dostępne na miejscu
- Inwentarze poszczególnych jednostek w formie PDF zob. http://www.archiwum.uj.edu.pl/zbiory-auj/inwentarze
- Prace magisterskie i licencjackie od 2004 r. zob. https://www.apd.uj.edu.pl/
- Prace doktorskie od 2004 r. zob. http://www.archiwum.uj.edu.pl/projekty-auj/cyfrowe-auj
Oddział posiada w swoich zbiorach dokumentację urzędową dawnej Akademii Medycznej im. Mikołaja Kopernika w Krakowie, wytworzoną przez jednostki organizacyjne tej uczelni. Są to akta Senatu, wydziałów medycznych (Wydziału Lekarskiego z Oddziałem Stomatologii, Wydziału Farmaceutycznego z Oddziałem Analityki Medycznej oraz Wydziału Pielęgniarskiego), teczki osobowe pracowników, dokumentacja przewodów habilitacyjnych i doktorskich, akta własne katedr, klinik i zakładów, Szkoły Kształcenia Podyplomowego i jednostek administracyjnych uczelni.
Obecnie Oddział pełni funkcję archiwum zakładowego dla jednostek Collegium Medicum, przejmując od nich dokumentację oraz sprawując nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej. Dokumentacja Akademii Medycznej oraz Collegium Medicum zajmuje obecnie ok. 800 metrów bieżących.
Podstawowe pomoce:
1. Katalogi i inwentarze w maszynopisie, dostępne w siedzibie Oddziału przy ul. Badurskiego 19
2. Inwentarze poszczególnych jednostek w formie PDF zob. http://www.archiwum.uj.edu.pl/zbiory-auj/inwentarze
Oddział Dokumentacji Pozaaktowej obejmuje spuścizny uczonych związanych z Uniwersytetem Jagiellońskim, zbiory fotografii, plakatów, pieczęci, medali oraz wycinki prasowe dotyczące funkcjonowania Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Archiwum posiada w swoich zbiorach fotografie datowane od połowy XIX w. Dokumentacja fotograficzna to bogaty zbiór zdjęć studentów, profesorów oraz uroczystości uniwersyteckich. Wiele fotografii przedstawia budynki i zakłady uniwersyteckie, m.in.: Collegium Novum, Bibliotekę Jagiellońską, Ogród Botaniczny, a także wnętrza zakładów i ich aparaturę naukową. Archiwum UJ posiada obecnie ponad 13000 zinwentaryzowanych fotografii.
Plakaty i afisze pokazują różnorodność życia uniwersyteckiego. Są tu oficjalne zaproszenia na uroczystości uniwersyteckie, odczyty, konferencje i wystawy, a także afisze pokazujące studencki ruch naukowy i kulturalny. Zbiór plakatów obejmuje ponad 1750 pozycji.
Zbiór tłoków pieczętnych i pieczęci obejmuje 2170 egzemplarzy. Stanowi on unikalny warsztat dla badania technik pieczątkarskich jednej instytucji na przestrzeni sześciuset lat jej działalności.
Zbiór medali i odznaczeń obejmuje ponad 70 pozycji, w tym medale okolicznościowe, medale jubileuszowe UJ, odznaczenia (również zagraniczne) oraz plakietki.
Liczne spuścizny profesorów UJ zawierają bogate materiały biograficzne obejmujące autobiografie, bibliografie prac, materiały naukowe, dokumenty osobiste, korespondencję. Wśród szczególnie cennych i obszernych spuścizn warto wymienić spuściznę fizjologa Emila Godlewskiego seniora, jego syna – embriologa Emila Godlewskiego juniora, filozofa i psychologa Władysława Heinricha, antropologa Juliana Talko-Hryncewicza, językoznawców: Tadeusza Milewskiego i Jana Safarewicza, historyków: Zofii Kozłowskiej-Budkowej i Leszka Hajdukiewicza, historyka sztuki Vojsława Molégo, fizyka Władysława Natansona czy też znawcy prawa kanonicznego Adama Vetulaniego.
Podstawowe pomoce:
1. Inwentarze i bazy danych dostępne na miejscu
Zbiór tworzą nagrania radiowe i filmowe. Jest to przede wszystkim spuścizna Studia Radiowego Uniwersytetu Jagiellońskiego „Alma Radio", licząca ponad 1500 taśm magnetofonowych. Zbiór ten jest obecnie opisywany i digitalizowany, 10 audycji zostało zaprezentowane na stronie internetowej Archiwum UJ. Drugi ważny zbiór to nagrania filmowe realizowane przez Archiwum UJ w ramach projektu „Pamięć Uniwersytetu", zainicjowanego w 2010 r. Są to wywiady autobiograficzne z profesorami, pracownikami i absolwentami Uniwersytetu Jagiellońskiego. Obecnie ten stale powiększany zbiór obejmuje ponad 600 kaset filmowych. Pierwsze opracowane w skróconej formie wywiady zostały udostępnione na stronie internetowej.