Archiwum UJ wystawia zaświadczenia o przebiegu i programowym toku studiów magisterskich i doktoranckich. Zaświadczenia są wystawiane na podstawie akt studenckich przekazanych do Archiwum UJ przez poszczególne wydziały.
Czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi około tygodnia.
Archiwum UJ nie wystawia zaświadczeń o stażu pracy ani o stażach odbytych na Uniwersytecie Jagiellońskim. W powyższych kwestiach proszę się zgłaszać do Centrum Spraw Osobowych (http://www.dso.uj.edu.pl/dzial).
---------------------------
Sposób złożenia wniosku i załatwienia sprawy może być dwutorowy:
- zdalnie (drogą internetową);
- listem tradycyjnym lub osobiście.
Drogą internetową wniosek można złożyć:
- przez platformę ePUAP – jeśli wnioskodawca posiada profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany (instrukcja postępowania poniżej);
- przez e-mail – jeśli wnioskodawca posiada bezpieczny podpis elektroniczny.
List tradycyjny należy przesłać na adres Archiwum UJ. Osobiście należy zgłosić się do Sekretariatu Archiwum UJ w godzinach urzędowania.
Wniosek składany listownie lub osobiście powinien zawierać:
- dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, adres zamieszkania, nazwisko używane w czasie studiów, wydział, kierunek studiów;
- dane adresata, np.: imię i nazwisko dziekana albo rektora albo innej osoby, która reprezentuje uczelnię;
- adres uczelni;
- powód ubiegania się o zaświadczenie.
Osoby, które zamierzają odebrać zaświadczenie osobiście, prosimy o wzięcie ze sobą dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty lub paszport). Ze względów formalno-prawnych tożsamość osoby musi zostać potwierdzona okazaniem w/w dokumentu. Jeżeli zaświadczenie odbiera pełnomocnik, powinien on okazać stosowne pełnomocnictwo podpisane przez wnioskodawcę.
Nie ma możliwości złożenia wniosku telefonicznie ani e-mailem bez podpisu kwalifikowanego.
---------------------------
Procedurę złożenia wniosku za pośrednictwem platformy ePUAP należy rozpocząć od wejścia na stronę "Strefa klienta" systemu ePUAP:
https://epuap.gov.pl/wps/portal
Po ukazaniu się okna startowego należy wybrać opcję „przejdź do ePUAP”.
Jeżeli posiadają Państwo już tam swój profil, należy wybrać opcję „Zaloguj się”. W przeciwnym razie należy skorzystać z opcji „Zarejestruj się”, która służy utworzeniu konta w serwisie ePUAP.
Po wybraniu opcji „Zaloguj się” należy wybrać formę logowania. Do wyboru są: profil zaufany, e-dowód lub logowanie poprzez uwierzytelnienie tożsamości przez bank.
Po udanym zalogowaniu kierujemy się do "Katalogu spraw", w którym znajduje się zakładka „Sprawy ogólne”. Tam wybieramy „Pisma do urzędu”.
Po kliknięciu rozwinie się menu różnych wersji spraw ogólnych, które można załatwić w systemie ePUAP. Należy wybrać „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Jeżeli nie jest ono widoczne od razu na ekranie, wówczas należy skorzystać z opcji „Pokaż więcej”. Rodzaje spraw do załatwienia ułożone są w kolejności alfabetycznej.
Po wybraniu opcji „Pismo ogólne do podmiotu publicznego” pojawi się następujące okno informacyjne, na którym należy kliknąć przycisk „Załatw sprawę”.
Kolejny ekran będzie już tym, za którego pośrednictwem zostanie wysłana wiadomość do Archiwum UJ.
W pierwszej kolejności należy wybrać instytucję, do której będzie wysłana wiadomość. W linijce „Wybierz urząd lub instytucję...” należy wpisać frazę „Uniwersytet Jagielloński”. Jak widać poniżej, nie musi być ona wpisana w całości, by system wskazał pasujących adresatów. Należy pamiętać, by wybrać z poniższych opcję bez „Collegium Medicum”.
Absolwenci byłej Akademii Medycznej w Krakowie oraz Collegium Medicum UJ również zwracają się o zaświadczenie do instytucji „Uniwersytet Jagielloński (31-007 Kraków, woj. małopolskie)”.
Następnie należy wybrać rodzaj pisma – w tym wypadku będzie to „Zaświadczenie”.
W polu „Tytuł pisma” należy wpisać „Do Archiwum UJ”. Usprawni to przekazanie wiadomości ze skrzynki ogólnej Uniwersytetu do Archiwum UJ.
W polu „Treść pisma” należy sprecyzować, jakiego rodzaju zaświadczenie chcą Państwo uzyskać w Archiwum.
Prosimy o podanie wszystkich informacji, które mogą pomóc w przeprowadzeniu kwerendy archiwalnej i sporządzeniu zaświadczenia:
- gdy zamawiają Państwo zaświadczenie dla siebie, prosimy podać: nazwisko lub nazwiska, jakimi posługiwali się Państwo w okresie studiów, datę i miejsce urodzenia, wydział i kierunek studiów, skrajne lata studiów, ewentualne przerwy w studiach;
- gdy zamawiają Państwo zaświadczenie dla innej osoby, do wymienionych powyżej informacji należy załączyć stosowne upoważnienie do wystąpienia o zaświadczenie dla tej osoby.
Prosimy również o podanie numeru telefonu, by w przypadku ewentualnych komplikacji móc się z Państwem szybko skontaktować.
Na końcu prosimy wskazać formę odbioru zaświadczenia:
- odbiór osobisty w siedzibie Archiwum UJ (al. A Mickiewicza 22, 30-059 Kraków; wejście do budynku Biblioteki Jagiellońskiej od ul. Oleandry 3. Archiwum mieści się na II piętrze starego gmachu Biblioteki Jagiellońskiej, odbiór ma miejsce w Sekretariacie Archiwum w pokoju 204);
- wysłka na adres pocztowy listem poleconym (w korespondencji prosimy umieścić adres wysyłki);
- wysyłka pliku PDF z elektronicznym podpisem kwalifikowanym (w korespondencji prosimy podać adres e-mail).
Jeżeli jest taka konieczność, do wiadomości można dołączyć załączniki. Po wprowadzeniu danych kontaktowych, klikając przycisk „Dalej” wysyłacie Państwo pismo o zaświadczenie do Archiwum UJ.
